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山东省建设工程招标投标协会档案管理办法

      

(已经协会一届二次常务理事会通过)

 

为确保本会档案的齐全完整、准确无误,做到科学管理,根据《社会团体登记管理条例》和本会《章程》规定,制定本办法。

一、档案内容

(一)本会《社团法人登记证书》以及各届变更件;

(二)本会从筹备到成立、换届文件和《章程》、各项管理文件;

(三)理事长、副理事长、秘书长、副秘书长和常务理事、理事的个人登记表,以及选举文件;

(四)各届会员单位审批表及审批文件;

(五)内部机构设置文件及组成人员名单;

(六)人事档案;

(七)财务档案;

(八)以本会名议发出的文件、函、电、合同。

二、归档要求

1、本会按照有保存价值的立卷原则,“一”中(六)、(七)独立归档管理和(八)按年度立卷外,其余各项按届综合立卷。

2、立卷后,装订成册,编号归档,并注明保存期限每卷目录要用钢笔或毛笔填写,字迹清楚、工整。

3、本会成立、变更和各届领导成员情况卷为永久保存务卷按国家财务制度规定办理,其他卷为短期保存。

三、档案管理

1、本会档案由秘书长领导秘书处管理,其中财务档案由专职财会人员负责,人事档案由专职人事管理人员负责,其他档案指派专人管理。

2、档案由秘书长指派政治素质好、工作责任心强的工作人员负责管理。

3、档案管理人员要及时收集、整理本会有保存价值的各种文件资料,保证档案齐全完整,准确无误,并按时立卷归档。

4、本档案要妥善保管,做好防腐、防虫蛀、防火、防鼠咬、防盗窃、防失密工作,确保档案的安全。

5、本会档案未经秘书长批准,不得查阅,也不得利用档案

四、附则

1、本办法由本会常务理事会负责解释。

2、本办法从二○○三年四月二十一日起施行。

 

 
 
 
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